Большинство организаций сегодня имеют зрелые механизмы контроля вокруг электронной почты, облачных приложений, USB-устройств и веб-загрузок. Конфиденциальные данные, перемещающиеся по этим каналам, обычно отслеживаются, классифицируются, регистрируются и контролируются с помощью установленных политик DLP. С печатью все обстоит иначе: как только конфиденциальная информация распечатывается, она переходит из контролируемого цифрового рабочего процесса в физическую форму – часто с гораздо меньшей видимостью и контролем за соблюдением политик, чем другие каналы перемещения данных. Для многих организаций это создает значительную слепую зону в управлении данными.
Проблема с печатными данными
Несмотря на годы инициатив по цифровой трансформации, печать остается глубоко укоренившейся в повседневных бизнес операциях. Организации до сих пор регулярно печатают:
- Записи клиентов
- Финансовые отчеты
- HR-документацию
- Медицинскую информацию
- Юридические контракты
- Данные о заработной плате
- Операционные отчеты
Во многих средах печать воспринимается как операционный процесс, а не как событие перемещения данных, требующее мониторинга. Как следствие, команды безопасности могут иметь полную видимость цифровых каналов утечки данных, но в то же время ограниченное понимание того:
- Кто распечатал конфиденциальные данные
- Какой тип информации был распечатан
- Соответствовала ли эта деятельность политике компании
- Как можно восстановить историю печати во время расследования
Этот пробел становится особенно критичным во время расследований внутренних рисков, аудитов, проверок на соответствие требованиям или мероприятий по реагированию на инциденты.
Почему традиционные DLP часто пропускают печать
Традиционные DLP-решения в первую очередь разработаны для инспектирования цифрового перемещения данных. Большинство из них фокусируются на таких каналах, как:
- Электронная почта
- Облачные загрузки
- Съемные носители
- Веб-трафик
- Передача файлов
Печать создает совершенно другую проблему. Вместо цифровой передачи данных печать превращает конфиденциальную информацию в физический результат. После распечатывания данные больше нельзя зашифровать, отозвать или централизованно контролировать, как это можно сделать с цифровыми файлами.
С точки зрения архитектуры, печать также находится за пределами многих традиционных процессов проверки. Спулеры и серверы печати были разработаны для управления операциями печати, а не для классификации или контроля перемещения конфиденциальных данных. В результате организации могут знать, что документ был распечатан, но не знать, содержал ли он:
- Персональные данные (PII) клиентов
- Финансовые отчеты
- Медицинскую информацию
- Интеллектуальную собственность
- Конфиденциальные внутренние данные
Это различие имеет огромное значение. Традиционное управление печатью и логирование принтеров – это не то же самое, что DLP-контроль с учетом содержимого (content-aware).
Типичные сценарии утечки данных через печать
Большинство инцидентов, связанных с утечкой данных через печать, не являются сложными атаками. Это операционно простые ситуации, которые возникают во время обычных рабочих процессов. Типичные примеры включают:
- Записи клиентов, оставленные на общих принтерах
- Отчеты о заработной плате, распечатанные для офлайн просмотра
- Файлы HR-отдела, забытые в лотках принтеров
- Конфиденциальные документы, распечатанные в незащищенных удаленных средах
- Подрядчиков, которые печатают конфиденциальные материалы
Сотрудников, которые используют функцию «Печать в PDF» или виртуальные принтеры для обхода ограничений на передачу файлов
Во многих случаях организации обнаруживают этот пробел в управлении только по результатам аудита, расследования или инцидентов утечки данных. Проблема редко заключается в самом принтере. Проблема – в отсутствии последовательного управления с того момента, как конфиденциальные данные переходят в физические рабочие процессы.
Почему существующих средств контроля печати часто недостаточно
Многие организации уже используют такие технологии, как:
- Подтверждение печати непосредственно на устройстве (secure print release)
- Печать после идентификации пользователя бейджем (badge-based printing)
- Печать с возможностью получения документа на любом авторизованном принтере (follow-me printing)
- Управляемые сервисы печати (managed print services)
- Контроль доступа к принтерам (printer access controls)
Эти решения улучшают операционную безопасность и уменьшают количество забытых распечаток. Однако они обычно не обеспечивают:
- Инспектирование заданий печати с анализом содержимого
- Внедрение политик DLP на основе типов конфиденциальных данных
- Централизованную видимость распечатанных конфиденциальных данных
- Интеграцию в более широкие программы управления внутренними рисками или аудита
Именно здесь становится актуальным принтерный DLP (Printer DLP). Он распространяет контроль защиты данных на рабочие процессы печати, рассматривая печать как управляемую форму перемещения данных, а не как простое операционное событие. В зависимости от реализации организации могут:
- Проверять задания печати перед выводом на бумагу
- Идентифицировать конфиденциальный контент, такой как PII, PHI, PCI или секретные данные
- Применять политики на основе пользователей, групп или классификации данных
- Оповещать о несанкционированной печати или блокировать ее
- Создавать доступные для поиска записи аудита, привязанные к пользователям и конечным точкам
Цель состоит не в том, чтобы остановить печать, а в том, чтобы улучшить видимость, возможность аудита и контроль над тем, как конфиденциальная информация перемещается через физические рабочие процессы.
Почему принтерный DLP становится все более актуальным
Некоторые тренды делают управление печатью все более важным. Гибридные рабочие среды увеличили количество локаций, где могут печататься конфиденциальные данные. Программы по управлению внутренними рисками все чаще требуют от организаций возможности восстановить действия пользователя во время расследований. Регуляторные и комплаенс требования продолжают делать акцент на разумных мерах безопасности вокруг обращения с конфиденциальной информацией.
В то же время многие организации осознают, что печатные данные остаются одной из наименее видимых частей их общей стратегии DLP. По мере созревания программ безопасности и управления, печать все чаще рассматривается как одна из слепых зон в корпоративной защите данных, которая до сих пор остается актуальной.
Вывод
Печать сама по себе не опасна. Проблема заключается в том, что рабочие процессы печати исторически существовали вне моделей централизованной видимости и внедрения политик, которые применяются к другим каналам перемещения данных. Большинство организаций уже отслеживают, как конфиденциальные данные перемещаются через электронную почту, облачные приложения, веб-трафик и съемные носители. Гораздо меньше компаний имеют такой же уровень видимости, как только эти данные покидают цифровую среду.
Поскольку требования по управлению внутренними рисками, аудиту и контролю продолжают развиваться, организации начинают переоценивать то, как распечатанная конфиденциальная информация вписывается в их общую стратегию защиты данных. Разговор смещается с безопасности самих принтеров на распространение управления и видимости на рабочие процессы вывода данных в физическую форму.
Netwrix Endpoint Protector помогает решить проблему слепых зон печати. Он сканирует данные в движении, позволяет мониторить, контролировать и блокировать передачу файлов, а также отслеживает контент и контекст.
