Переезд компании: что учесть IT-отделу

Автор: Андрей Михалюк, CEO CoreWin

В это непростое время руководство многих компаний вынуждено было принять трудное решение для обеспечения стабильности бизнес-процессов и безопасности своих сотрудников – переезд (релокейт) компании. Это сложный процесс, требующий детального планирования. Именно поэтому мы написали советы, которые помогут его облегчить.

Шаг 1: Планирование переезда

Прежде чем начать, оцените свою ситуацию. Вот несколько вещей, которые нужно сделать, когда вы начинаете планировать:

• Составьте график переезда и определите все проекты, на которые переезд может повлиять.
• Определите, как будут выполняться важные для бизнеса операции во время перемещения, или когда они будут прерваны.
• Если вы переезжаете в новое здание, обратитесь к архитектору или подрядчику. Вам нужно иметь проект помещения, чтобы создать план конфигурации оборудования.
• Проанализируйте новое помещение и его особенности, в частности напряжение в сети, системы (вентиляции) охлаждения, интернет канал и другие технические факторы.
• Свяжитесь с интернет-провайдером, операторами и поставщиками необходимых технологий, вам нужно согласовать с ними точную дату подключения, монтажных работ и прочее.
• Оцените расходы по переезду, включая резервный фонд, и сформируйте бюджет.

Когда вы посетите ваш новый офис – вы сможете выполнить следующие пункты:

• Создайте подробный план офиса с определенными вами рабочими станциями, IT-инфраструктурой, оборудованием и так далее.
• Определите местоположение рабочих станций, принтеров, сканеров, маршрутизаторов, точек сетевых кабелей, разъемов питания, кабелей передачи данных и прочего.
• Проанализируйте серверную комнату на соответствие требованиям по охлаждению, вентиляции, электричеству и безопасности.

Шаг 2: Инвентаризация

Следующий шаг – инвентаризация. Оцените физическое состояние оборудования. Если оно устарело, у вас есть прекрасная возможность обновить его и начать установку недавно приобретенного оборудования. В общем, это отличная возможность определить тонкие места и позаботиться об усовершенствовании вашей IT-инфраструктуры.

• Проведите инвентаризацию всех текущих IT-активов.
• Сравните текущую IT-инфраструктуру с инфраструктурой на новом месте.
• Определите свои текущие требования к коммуникации, и будет ли им соответствовать новое офисное помещение. Проанализируйте, какая мощность линии вам понадобится.
• Определите требования к размещению оборудования, периферийных устройств и соединений.
• Оцените требования к сетевым кабелям.
• Выберите поставщика услуг, чтобы установить структурированную кабельную систему.
• Просмотрите все предстоящие обновления и приобретения, касающиеся программной части IT-инфраструктуры, и решите, сможете ли вы выполнить их одновременно с переездом, чтобы сэкономить время и упростить процедуры.
• Создайте план продажи или утилизации устаревшего оборудования.
• Проработайте вопрос простоя сети. Возможно, вам будет необходимо создать стратегию минимизации простоя и приобрести дополнительное программное или аппаратное обеспечение для поддержки важных операций при переезде.

Шаг 3: Подготовка телекоммуникационной системы

• Определите, какие коммуникационные потребности вашего бизнеса, и какая мощность линии вам понадобится.
• Обеспечьте непрерывную связь с системой телефонии VoIP и технологией SIP-транкинга. Эти телефонные системы обычно оснащены встроенными функциями непрерывности и аварийного восстановления, поэтому вы можете настроить переадресацию вызовов, если при переезде внезапно исчезнет связь.
• Определите, каким образом будет выполняться обработка голосовых данных в сети во время перемещения и настройки.
• Проведите инвентаризацию ваших коммуникационных устройств. Исследуйте всю телефонную систему – программные телефоны компьютерной системы, смартфоны и другие мобильные устройства. Вам необходимо определить индивидуальные потребности пользователей, а также то, какая мощность сети нужна вашему бизнесу для поддержки всего этого.
• Оцените потребности в подключении к Интернету, чтобы определить, какой тип и преимущества доступа к Интернету нужны для эффективной деятельности бизнеса.
• Определите, сколько телефонных линий нужно, и организуйте передачу всех телефонных номеров, которые вы хотите сохранить.
• Сообщите поставщику телекоммуникационных решений о своем переезде и обсудите с ним, как будут обрабатываться звонки во время переезда.
• Соберите списки контактов, включая адреса электронной почты и телефонные номера, и создайте резервные копии любых данных из ваших телекоммуникационных систем перед переездом.

Шаг 4: Безопасность сети и данных

Обязательно введите шаги, которые повышают безопасность и защищают ваши данные во время перемещения.

• Проведите инвентаризацию всех имеющихся и ожидаемых защищенных активов и ресурсов.
• Разработайте план транзитной защиты бизнес-данных. Используйте перевозчиков, имеющих опыт в транспортировке электроники, и вовлекайте в процесс IT-отдел и вашего оператора связи.
• Создайте подробный список сотрудников, бизнес-групп, администраторов и их текущие права доступа к сети.
• Подробно опишите политику безопасности вашей компании и обновите ее, если необходимо, чтобы включить все процедуры доступа и проверки.
• Определите все инструменты, необходимые для внедрения или поддержки ваших процедур и защиты оборудования и данных.
• Обратитесь за помощью к управляемому IT-провайдеру для обеспечения безопасности ваших данных при переезде.

Дополнительные элементы, которые следует учитывать

• Разработайте несколько планов для чрезвычайных ситуаций, чтобы покрыть любые задержки, поломки оборудования и нарушения безопасности.
• Делайте физические копии всех данных и храните резервные копии в безопасном месте на время перемещения. Убедитесь, что вы можете выполнить аварийное восстановление, если что-то произойдет во время транспортировки.
• Создайте резервную копию ваших систем в общедоступное или частное облако и сообщите поставщику о перемещениях, чтобы обсудить протоколы безопасности, потенциальные изменения и любые особые условия, которые могут применяться к новой среде.
• Четко маркируйте оборудование и держите кабели на надлежащем оборудовании.
• Обратитесь за помощью в компанию, имеющую опыт в надзоре за перемещением IT-инфраструктуры.
• Проверьте все оборудование и системы после переезда, чтобы убедиться, что все работает, и ваши бизнес-процедуры могут продолжаться без проблем. Проверьте подключение к сети и номера телефонов, которые будут использоваться в новом месте. Также проверьте переадресацию вызовов, работу сервера, входящие и исходящие сообщения, сетевые соединения и так далее.

Следует добавить, что сейчас вы можете оценить, насколько вы удовлетворены работой ваших поставщиков IT-услуг. Если вы понимаете, что услуги, предоставляемые некоторыми из них, не соответствуют вашим ожиданиям, то переезд – это прекрасное время, чтобы рассмотреть другую компанию. Возможно, и некоторые IT-решения нуждаются в пересмотре или модернизации. К примеру, если вы еще не используете частные облачные сервисы, сейчас может быть отличное время для их интеграции. Таким образом вы сможете упростить переезд, а также навсегда решить вопрос хранения данных. Частные облачные службы помогут вам защитить ваши данные, предоставляя более широкий доступ к сети и голосовые функции. Особое внимание необходимо уделить безопасности сети и мерам контроля.

Выводы:

1. Вам нужен подробный план на каждый из шагов. Иными словами, спланируйте все, что можно спланировать, позаботьтесь о негативных сценариях. От этого зависит качество вашей будущей IT-инфраструктуры.
2. Переезд это отличная возможность определить тонкие места вашей IT-инфраструктуры и, при необходимости, обновить ее аппаратную часть.
3. Проверьте, защищены ли все IT-активы надлежащим образом. Разработайте план транзитной защиты бизнес-данных. Обязательно уделите внимание безопасности, проработайте все связанные с ней вопросы.
4. Запускайте в коммерческую эксплуатацию программные комплексы только после проверки их безопасности и целостности.