Автор: Андрей Михалюк, CEO CoreWin
Microsoft Project Online на протяжении многих лет был одной из основных платформ для корпоративного управления проектами и ресурсами. Однако с завершением жизненного цикла Project Online компаниям, которые продолжают использовать платформу, необходимо определиться с дальнейшей стратегией управления проектами.
Одной из возможных альтернатив является WiseTeam – комплексная система для управления проектами, ресурсами, рабочим временем, финансами и взаимодействием с клиентами.
WiseTeam и Microsoft Project Online имеют много общих возможностей, хотя подход к организации работы в них несколько отличается. Project Online исторически ориентирован прежде всего на корпоративное управление портфелями и сложное проектное планирование. WiseTeam предлагает более широкий операционный подход, объединяя управление проектами с CRM, финансами, учетом времени и повседневной работой команд.
Рассмотрим ключевые направления, важные для компаний, которые оценивают возможность перехода.
Управление проектами и планирование
Основные возможности Microsoft Project Online для планирования проектов имеют соответствующие инструменты в WiseTeam. Система позволяет создавать структурированные планы проектов, формировать иерархию работ, определять сроки, зависимости и контрольные точки, а также отображать план в виде диаграммы Ганта.
WiseTeam поддерживает:
- структуру проекта и WBS (декомпозиция);
- диаграммы Ганта;
- зависимости между работами;
- контрольные точки проекта (milestones);
- критический путь;
- автоматическое и ручное планирование;
- базовые планы (baselines);
- назначение ресурсов.
Это позволяет использовать WiseTeam как централизованную платформу для планирования и контроля большинства корпоративных проектов.
При этом WiseTeam сочетает классическое календарное планирование с управлением задачами (task management), поэтому руководители проектов могут работать с планом верхнего уровня, а команды – с конкретными операционными задачами.
Управление ресурсами
Управление ресурсами (Resource Management) является важной частью обеих платформ.
Microsoft Project Online традиционно имеет сильные возможности корпоративного планирования ресурсов. WiseTeam также позволяет управлять ресурсами, контролировать их доступность, плановую загрузку и участие в различных проектах.
Руководители могут видеть:
- распределение ресурсов между проектами;
- запланированную работу;
- фактическую загрузку;
- доступный объем ресурсов и команд (capacity);
- потенциальную перегрузку сотрудников.
Для организаций, где основной задачей является эффективное распределение команды между текущими и будущими проектами, WiseTeam предлагает необходимый набор инструментов.
В то же время подход WiseTeam к ресурсному планированию больше ориентирован на практическое управление работой команды, тогда как Project Online исторически уделяет больше внимания сложному корпоративному моделированию ресурсов.
Управление портфелем проектов
WiseTeam позволяет получать централизованное представление портфеля проектов и контролировать их состояние на уровне организации.
Руководители могут видеть ключевую информацию о проектах, сроках, прогрессе, ресурсах и других показателях в единой среде.
Для большинства PMO это позволяет ответить на ключевые вопросы:
- Какие проекты сейчас активны?
- Каков их статус?
- Соблюдаются ли сроки?
- Как используются ресурсы?
- Какие проекты требуют внимания?
- Каково общее состояние портфеля?
Microsoft Project Online имеет дополнительные инструменты стратегического Portfolio Analysis и моделирования различных сценариев портфеля.
WiseTeam использует более практичный подход, концентрируясь на прозрачности портфеля, контроле выполнения и доступности актуальной информации для менеджмента.
Для многих компаний именно такой подход может быть проще в использовании и ближе к ежедневным потребностям руководителей.
Учет времени и Timesheets
Учет рабочего времени является одной из сильных функциональных областей WiseTeam.
Система позволяет сотрудникам регистрировать время, потраченное на проекты и работы, а менеджерам – контролировать и согласовывать эти записи.
Timesheets могут использоваться как для внутреннего контроля затрат времени, так и для работы с клиентскими проектами.
Это позволяет связать:
план работ → фактическое время → затраты → финансовый результат проекта.
Для сервисных и проектных компаний такая связь может быть особенно полезной.
Бюджеты и финансовое управление
Одним из ключевых отличий WiseTeam является более глубокая интеграция управления проектами с финансовыми процессами.
Помимо планирования бюджета и контроля фактических показателей, WiseTeam содержит инструменты для работы с финансовыми документами и операциями.
В рамках одной платформы можно связать:
- проекты;
- бюджеты;
- затраты;
- рабочее время;
- счета;
- платежи;
- закупки;
- финансовые результаты.
В результате менеджмент может получить не только информацию о том, выполняется ли проект в соответствии с планом, но и видеть его финансовую эффективность.
Для компаний, которые работают с большим количеством клиентских проектов, это может стать одним из основных преимуществ перехода на WiseTeam.
CRM и полный жизненный цикл клиента
Еще одна важная особенность WiseTeam – наличие CRM и Sales-функций в той же платформе.
Система поддерживает работу с:
- клиентами;
- контактами;
- потенциальными клиентами;
- opportunities;
- sales pipeline;
- коммерческими предложениями.
Благодаря этому компания может построить сквозной бизнес-процесс:
Lead → Opportunity → Project → Work → Invoice → Payment.
В случае Microsoft Project Online CRM-функции обычно реализуются с помощью других систем.
WiseTeam позволяет объединить эти процессы в одной информационной среде и уменьшить количество отдельных инструментов, между которыми необходимо синхронизировать данные.
Риск-менеджмент и система тикетов
WiseTeam поддерживает работу с рисками, проблемами, инцидентами и запросами на изменения.
Это позволяет PMO и руководителям проектов не только контролировать календарный план, но и вести полноценный управленческий контекст вокруг проекта.
Отдельное управление запросами на изменения (Change Requests) может быть полезным для организаций, где изменения объема работ, бюджета или сроков должны проходить контролируемый процесс согласования.
Таким образом, значительная часть информации, которая в экосистеме Microsoft может быть распределена между Project Online и дополнительными SharePoint-инструментами, в WiseTeam может храниться непосредственно в системе управления проектами.
Управление задачами и Kanban
WiseTeam объединяет традиционный Project Management с современными инструментами организации ежедневной работы.
Кроме диаграммы Ганта и проектного плана, система поддерживает задачи, перечень запланированных работ, Kanban и повторяющиеся задачи.
Благодаря этому разные уровни организации могут работать с одними и теми же проектами в удобном для себя формате.
Project Manager может контролировать общий план и контрольные точки проекта, тогда как команда работает со своими задачами через Kanban или списки работ.
Это делает платформу удобной для организаций, где классический Project Management используется вместе с гибкими или гибридными подходами.
Кастомизация и корпоративные процессы
Обе платформы позволяют адаптировать систему под внутренние процессы организации.
WiseTeam поддерживает настраиваемые поля, роли, права доступа, процессы и автоматизацию действий.
Благодаря этому при переходе с Project Online можно не просто перенести действующую модель работы, а пересмотреть и упростить часть процессов, которые формировались на протяжении многих лет.
Это особенно актуально для компаний, где конфигурация Project Online постепенно стала сложной из-за большого количества полей, правил и вспомогательных процессов.
Переход на новую платформу может стать возможностью стандартизировать структуру проектов и сформировать более прозрачную модель управления.
Отчетность и аналитика
Project Online имеет развитую интеграцию с экосистемой Microsoft, в частности Power BI, поэтому для компаний со сложной системой управленческой аналитики это направление требует отдельного внимания во время миграции.
WiseTeam имеет собственные дешборды, отчеты и механизмы экспорта данных.
С точки зрения перехода ключевым вопросом будет не столько наличие конкретного репорта, сколько определение того, какие управленческие показатели компания использует сегодня и как лучше всего представить их в новой среде.
Это также хороший момент для пересмотра аналитики: часто значительная часть ранее созданных представлений данных больше не используется, тогда как руководителям нужен более компактный набор актуальных KPI.
Миграция с Microsoft Project Online
Переход с Project Online в WiseTeam стоит рассматривать не просто как технический перенос данных, а как комплексное изменение подхода к управлению проектами.
Основные объекты имеют понятные соответствия:
| Microsoft Project Online | WiseTeam |
| Projects | Projects |
| Project plan | Activities / project structure |
| Tasks | Activities / Tasks |
| Milestones | Milestones |
| Resources | Resources |
| Assignments | Resource assignments |
| Timesheets | Time Records / Timesheets |
| Risks | Risks |
| Issues | Issues |
| Custom information | Custom Fields |
| Portfolio | Project Portfolio |
При этом нет необходимости механически воспроизводить каждую особенность старой системы.
Более эффективным подходом может быть перенос актуальных бизнес-процессов и данных с одновременной оптимизацией структуры новой системы.
Нужно ли переносить всю историю?
При переходе на новую платформу компаниям стоит отдельно определить, какие данные необходимы для ежедневной работы, а какие нужно лишь сохранить для истории или отчетности.
Практичным подходом может быть:
активные и будущие проекты → WiseTeam
и
завершенные исторические проекты → корпоративный архив.
Это позволяет начать работу в новой системе с более чистой и актуальной структурой данных.
Сравнение ключевых направлений
На высоком уровне две платформы можно сравнить так:
| Направление | Microsoft Project Online | WiseTeam |
| Планирование проектов | Сильный | Сильный |
| Диаграммы Ганта / структура декомпозиции работ (WBS) | Сильный | Сильный |
| Управление ресурсами | Развитый enterprise-подход | Практичное планирование и capacity |
| Учет рабочего времени | Поддерживается | Развитый |
| Управление портфелем проектов | Стратегический PPM | Операционное управление портфелем проектов |
| Управление бюджетами | Поддерживается | Глубоко интегрирован с финансами |
| CRM | Требует отдельной системы | Встроенный |
| Sales Pipeline | Требует отдельной системы | Встроенный |
| Выставление счетов и оплаты | Требует отдельных решений | Встроено |
| Риск-менеджмент и система тикетов | Поддерживается | Поддерживается |
| Kanban-доска и управление задачами | Ограничено | Встроено |
| Управление финансами компании | Преимущественно PPM-уровень | Сильная сторона |
| Рентабельность проектов | Требует дополнительной аналитики | Часть платформы |
Кому WiseTeam может подойти больше всего?
WiseTeam выглядит особенно интересно для компаний, которым нужна не только система календарного планирования, а единая платформа для управления полным жизненным циклом проекта.
Например:
Продажи → Планирование проекта → Управление ресурсами → Выполнение работ → Учет рабочего времени → Управление бюджетом → Выставление счетов → Получение оплат → Анализ рентабельности
Такой подход может быть полезен для:
- IT-компаний;
- системных интеграторов;
- консалтинговых компаний;
- компаний, предоставляющих профессиональные услуги;
- инженерных компаний;
- сервисных организаций;
- компаний с большим количеством внутренних и клиентских проектов.
Вывод
WiseTeam можно рассматривать как полноценного кандидата на замену Microsoft Project Online для широкого спектра сценариев управления проектами.
Платформа обеспечивает основные возможности для планирования проектов, диаграммы Ганта, WBS, управление ресурсами, контроль времени, бюджетов, рисков и портфеля проектов. При этом WiseTeam выходит за рамки традиционного PPM и объединяет Project Management с CRM, продажами, финансами, биллингом и повседневной работой команд.
Именно поэтому переход с Project Online на WiseTeam стоит оценивать не только как замену одного инструмента другим, но и как возможность построить более интегрированную систему управления бизнес-процессами вокруг проектов.
Для компаний, которые сегодня используют Microsoft Project Online, оптимальным следующим шагом будет высокоуровневая оценка текущих процессов и небольшое пилотное тестирование на нескольких типичных проектах. Это позволит проверить соответствие WiseTeam реальным потребностям организации и одновременно определить, какие действующие процессы можно упростить или усовершенствовать при переходе на новую платформу.
