У цей непростий час керівництво багатьох компаній було змушено приймати складне рішення для забезпечення стабільності бізнес-процесів та безпеки своїх співробітників. Мова йде про переїзд (релокейт) компанії. Це складний процес, який потребує детального планування. Саме тому, ми написали поради, які допоможуть його полегшити.
Крок 1: Планування переїзду
Перш ніж почати оцініть свою ситуацію. Ось кілька речей, які потрібно зробити, коли ви починаєте планувати:
- Складіть графік переїзду та визначте всі проєкт, на які переїзд може вплинути.
- Визначте, як будуть виконуватися важливі для бізнесу операції під час переміщення або коли вони будуть перервані.
- Якщо ви переїжджаєте у нову будівлю, зверніться до архітектора або підрядника. Вам потрібно мати проєкт приміщення, щоб розробити план конфігурації обладнання.
- Проаналізуйте нове приміщення та його особливості, зокрема, напругу в мережі, системи (вентиляції) охолодження, інтернет канал та інші технічні фактори.
- Зв’яжіться з інтернет-провайдером, операторами та постачальниками інших необхідних технологій, вам необхідно узгодити з ними точну дату підключення, монтажних робіт і інш.
- Оцініть витрати на переїзд, включаючи резервний фонд та сформуйте бюджет.
Коли ви відвідайте ваш новий офіс – ви матимете змогу виконати наступні пункти:
- Створіть детальний план офісу з визначеними вами робочими станціями, ІТ-інфраструктурою, обладнанням тощо.
- Визначте місця розташування робочих станцій, принтерів, сканерів, маршрутизаторів, точок мережевих кабелів, гнізд живлення, кабелів передачі даних тощо.
- Проаналізуйте серверну кімнату на предмет відповідності вимогам щодо охолодження, вентиляції, електрики та безпеки.
Крок 2: Інвентаризація
Наступний крок – інвентаризація. Оцініть фізичний стан вашого обладнання. Якщо воно застаріло, ви маєте чудову нагоду оновити його та розпочати нову установку нещодавно придбаного обладнання, встановленого в новому офіс. Загалом, це відмінна можливість визначити тонкі місця та подбати про вдосконалення вашої ІТ-інфраструктури.
- Проведіть інвентаризацію всіх поточних ІТ-активів.
- Порівняйте поточну ІТ-інфраструктуру з інфраструктурою на новому місці.
- Визначте свої поточні вимоги до комунікації, та чи відповідатиме їм ваше нове офісне приміщення. Проаналізуйте яка потужність лінії вам знадобиться.
- Визначте вимоги до розміщення вашого обладнання, периферійних пристроїв і з’єднань.
- Оцініть наявні вимоги до мережевих кабелів.
- Оберіть постачальника послуг для монтажу структурованої кабельної системи.
- Перегляньте всі майбутні оновлення та придбання, що стосуються програмної частини ІТ-інфраструктури та вирішіть, чи зможете ви виконати їх одночасно з переїздом, щоб заощадити час і спростити процедури.
- Створіть план продажу або утилізації застарілого обладнання.
- Опрацюйте питання простою мережі. Можливо вам буде необхідно створити стратегію мінімізації простою і придбати додаткове програмне або апаратне забезпечення для підтримки важливих операцій під час переїзду.
Крок 3: Підготовка телекомунікаційної системи
- Визначте які комунікаційні потреби вашого бізнесу та яка потужність лінії вам знадобиться.
- Забезпечте безперервний зв’язок із системою телефонії VoIP та технологією SIP-транкінгу. Ці телефонні системи зазвичай оснащені вбудованими функціями безперервності та аварійного відновлення, тому ви можете налаштувати переадресацію дзвінків, якщо під час переїзду раптово зникне зв’язок.
- Визначте, яким чином буде виконуватися обробка голосових даних у вашій мережі під час процесу переміщення та налаштування.
- Проведіть інвентаризацію ваших комунікаційних пристроїв. Дослідіть всю вашу телефонну систему – програмні телефони комп’ютерної системи, смартфони та інші мобільні пристрої. Вам необхідно визначити індивідуальні потреби користувачів, а також те, яка потужність мережі потрібна вашому бізнесу для підтримки всього цього.
- Оцініть потреби в підключенні до Інтернету, щоб визначити, який тип і переваги доступу до Інтернету потрібні вам для ефективної діяльності бізнесу.
- Визначте, скільки телефонних ліній вам потрібно, і організуйте передачу всіх телефонних номерів, які ви хочете зберегти.
- Повідомте свого постачальника телекомунікаційних рішень про свій переїзд і обговоріть з ним, як оброблятимуться дзвінки під час переїзду.
- Зберіть списки контактів, включаючи адреси електронної пошти та номери телефонів, і створіть резервні копії будь-яких даних із ваших телекомунікаційних систем перед переїздом офісу.
Крок 4: Безпека мережі та даних
Обов’язково введіть кроки, які підвищують безпеку та захищають ваші дані під час самого переміщення.
- Проведіть інвентаризацію всіх наявних і очікуваних захищених активів і ресурсів.
- Розробіть план транзитного захисту бізнес-даних. Використовуйте перевізників, які мають досвід у транспортуванні електроніки, і залучайте до процесу ІТ-відділ та вашого оператора зв’язку.
- Створіть детальний список співробітників, бізнес-груп і адміністраторів та їхні поточні права доступу до мережі.
- Детально опишіть політику безпеки вашої компанії та оновіть її, якщо потрібно, щоб включити всі процедури доступу та перевірки.
- Визначте всі інструменти, необхідні для впровадження або підтримки ваших процедур і захисту вашого обладнання та даних.
- Зверніться за допомогою до керованого ІТ-провайдера для підтримки безпеки ваших даних під час переїзду офісів.
Додаткові елементи, які слід враховувати
- Розробіть кілька планів на випадок надзвичайних ситуацій, щоб покрити будь-які затримки, поломки обладнання та порушення безпеки.
- Робіть фізичні копії всіх своїх даних і зберігайте резервні копії в безпечному місці на час переміщення. Переконайтеся, що ви здатні виконати аварійне відновлення, якщо щось станеться під час транспортування.
- Створіть резервну копію ваших систем у загальнодоступну або приватну хмару та повідомте свого постачальника про переміщення, щоб обговорити протоколи безпеки, потенційні зміни та будь-які особливі умови, які можуть застосовуватися до нового середовища.
- Чітко маркуйте своє обладнання та тримайте кабелі на належному обладнанні.
- Зверніться за допомогою до компанії, яка має попередній досвід у нагляді за переміщенням ІТ-інфраструктури.
- Перевірте все своє обладнання та системи після переїзду, щоб переконатися, що все працює, і ваші бізнес-процедури можуть продовжуватися без проблем. Перевірте підключення до мережі та перевірте номери телефонів, які ви будете використовувати у новому місці. Також перевірте переадресацію викликів, роботу сервера, вхідні та вихідні електронні листи, мережеві з’єднання тощо.
Варто додати, що зараз ви маєте нагоду переглянути ваших постачальників IT-послуг і оцінити, наскільки ви задоволені їхньою роботою. Якщо ви розумієте що послуги, надані деякими з них не відповідають вашим очікуванням, то переїзд — це чудовий час, щоб розглянути іншу компанію. Можливо і деякі ІТ-рішення потребують перегляду або модернізації. Наприклад, якщо ви ще не використовуєте приватні хмарні сервіси, зараз може бути відмінний час для їх інтеграції. Таким чином ви матимете можливість спростити процес переїзду, а також назавжди розв’язати питання збереження даних. Приватні хмарні служби допоможуть вам захистити ваші дані, додавши при цьому ширший доступ до мережі та голосові функції. Особливу увагу необхідно приділити безпеці мережі та заходам контролю.
Висновки:
- Вам потрібен детальний план на кожен з кроків. Інакшими словами, сплануйте все що можна спланувати, подбайте про негативні сценарії. Від цього залежність якість вашої майбутньої ІТ-інфраструктури.
- Переїзд це чудова можливість визначити тонкі місця вашої ІТ-інфраструктури та, за потреби, оновити її апаратну частину.
- Перевірте чи всі ІТ-активи захищенні належним чином. Розробіть план транзитного захисту бізнес-даних. Обов’язково приділіть увагу питанню безпеки опрацюйте всі пов’язані з нею питання.
- Запускайте в комерційну експлуатацію програмні комплекси тільки після їх перевірки на безпеку та цілісність.
